[아티클]Notion Startup Showcase에서 헤이그라운드의 일하는 방식을 공유하다
AI 자동화로 수백건의 계약을 관리하는 방법
헤이그라운드 팀은 생각보다 작습니다. 하지만 우리 팀이 관리하는 사업 규모는 작지 않습니다. 2개 건물, 1000명이 넘는 멤버, 100개 조직과 함께하고 있죠. 재계약을 포함한 계약 건수만 연간 수백 건에 달하고, 입주 생활에 필요한 서비스를 제공하는 파트너사도 수십 곳입니다. 소통 업무는 연간 수천 건을 넘습니다. 이 정도 규모를 적은 인원으로 감당하려면, 반복되는 업무를 자동화하는 일은 선택이 아니라 필수였습니다.
무대에 서서 발표하고 있는 헤이그라운드 팀의 노유리 매니저
지난 6월 18일, NextRise 2026 파트너 행사인 Notion Startup Showcase에서 헤이그라운드 팀의 이야기를 나눴습니다. Notion을 가장 잘 쓰는 조직 5곳이 함께 연사로 섰어요. AI와 함께 콘텐츠를 만드는 사례, 조직 내부 시스템 전체를 노션으로 구현하고 운영하는 사례를 만날 수 있었습니다. 헤이그라운드는 계약 업무를 Notion과 AI로 관리하는 사례를 공유했습니다.
계약 관리에 왜 자동화가 필요했을까요?
헤이그라운드의 계약 관리 과정은 세 단계로 나뉩니다. 선정 과정, 계약 과정, 입주 과정입니다. 계약 제안 시점과 날인 시점을 기준으로 세가지 업무를 구분하죠.
크고 작은 계약 해지와 등록을 모두 합치면 연간 500건에 이릅니다. 관련 소통은 2000건이 넘습니다. 계약마다 필요한 서류도 많습니다. 계약서, 자동이체 동의서, 부동산 사용 승낙서, 요금 제안서, 공간 배치도까지 매번 새로 편집해야 합니다. 이 서류들을 공식 메일에 첨부해 발송합니다. 계약 관리 메일은 민감한 내용을 담고 있어서, 담당자가 몇 번이나 다시 확인하게 되는 업무입니다.
지금까지는 이 모든 과정을 아래▼ 영상과 같이 수기로 진행했습니다. 몇 가지 종류의 문서와 메일을 반복적으로 제작하는데, 템플릿을 열어 일부 값을 복사하고 붙여넣는 방식이었죠.
이 방식에는 크게 세가지 문제가 있었습니다.
첫째, 업무 단계(선정, 계약, 입주)를 거치며 히스토리가 흩어졌습니다.
둘째, 복사와 붙여넣기처럼 사고 과정이 필요 없는 업무에 무의미한 시간이 들어갔습니다.
셋째, 정보를 여기저기 옮기다 보니 오타와 누락 같은 휴먼 에러가 발생했습니다.
이제 버튼 클릭 한 번으로 끝납니다.
그래서 Notion을 허브로 삼았습니다. 모든 정보를 한 곳에 모으고, 필요할 때 정확한 정보를 오차없이 꺼내 씁니다. 노션을 통해 업무를 적재적소에 위치시키고 연관된 업무를 연결합니다. 관계형 기능 등으로 일관성을 유지합니다. 선정 관리에는 AI의 도움을 받아 평가 속도를 높였고요.
지루한 복사 붙여넣기는 이제 끝, 이제 서류 편집은 버튼 클릭 한 번으로 끝납니다. 메일 발송도 마찬가지입니다. 계약 관리 건당 2~3시간을 절약할 수 있습니다. 연간으로 따지면 엄청 많은 시간을 아낄 수 있게 되죠. 아래 ▼ 는 간단한 시뮬레이션 영상이니 함께 시청해주세요.
이 변화는 AI와 자동화 덕분입니다. AI와 자동화 처음에 저도 멀게만 느껴지는 단어였고, 많이 헷갈렸습니다. 몇 년간의 시행착오 끝에 이제는 수백 건의 태스크가 돌아가는 헤이그라운드의 업무를 자동화했습니다. 이 과정에서 내린 저만의 정의는 이렇습니다.
AI는 읽고 해석해서, 명령에 맞는 최적의 답을 내놓는 일입니다.
자동화는 정해진 값을 정해진 위치에 예외 없이 두는 일입니다.
AI는 사고 과정을 돕습니다. 방대한 자료를 사람보다 빨리 읽고 빨리 결과물을 만들어 주지요. 최적의 답이라는 의미는 결과물이 항상 일관되지는 않을 수 있다는 의미입니다. 하지만 많은 자료를 습득할 수도록 그 정확도는 높아지죠.
자동화는 사고하지 않습니다. 정해진 시간에 같은 일을 처리하거나, 어떤 행동이 발생할 때 정해진 일을 처리합니다. 예외 없이 정확하지만 모든 것을 사전에 세팅해 두어야합니다.
AI와의 대화도 업무를 도와주고, 자동화도 업무 시간을 단축시켜 주지만, 이 두가지를 조합해서 사용할 때 업무 효율을 극대화 됩니다.
AI 자동화보다 중요한 것은 업무 구조와 데이터 정리입니다.
사례에서 보여준 업무 자동화를 노션만으로 구현 할 수 있는 일은 아닙니다. Notion은 허브로서 일종의 '정보 소유자'이자 '업무 명령자' 역할을 합니다. 이후 Zapier를 '업무 분배자'로 활용해 여러 도구를 연동하고 있습니다.
헤이그라운드팀은 해야 할 일이 다방면으로 많고, 하고 싶은 일도 많고, 의지도 높습니다. 효율적으로 일하기 위해서는 시스템이 구축되어야할 것 같은데, IT 영역은 다루기 어렵고 개발비도 늘 걱정이었죠. 개발을 하더라도 기획이며 유지보수며 챙겨야할 건 줄어들지 않더라고요. 그래서 이미 검증된 업무 생산성 도구를 최대한 활용하기로 했습니다.
AI 자동화를 주제로 발표할 때면, 빠르고 편한 것을 강조하게 되지만 사실 더 중요한 건 따로 있습니다. AI 자동화를 시도할 때 가장 시간이 오래 걸리고 막막한 부분은 우리 조직의 업무 구조를 세팅하는 일이거든요. 작은 조직은 빠른 결정과 유연한 소통을 추구하다보니, 구두 소통이나 카카오톡 메신저 같은 데이터화 되지 않는 방식으로 일하는 경우가 많습니다.
데이터화 되지 않는다는 의미는 AI가 읽을 정보가 흩어져있고, 자동화로 꺼내 쓸 정보가 제자리에 있지 않다는 의미입니다. 그래서 데이터화 되지 않은 현재의 업무 정보들을 구조적으로 정리하는 일이 먼저 진행되어야 합니다. 도구 선택은 그 다음 문제입니다. 노션일 수도, 아닐 수도 있습니다. (헤이그라운드도 업무와 데이터에 따라 여러 도구를 섞어 씁니다.)
헤이그라운드 팀이 AI 자동화에 진심인 이유
헤이그라운드가 자동화에 힘쓰는 목적은 운영비나 인건비 절약만이 아닙니다. 복사 붙여넣기처럼 기계가 더 정확하게 처리할 수 있는 일은 기계에게 맡기고, 사람은 고객과의 접점을 늘리는 데 집중해야 한다고 생각하기 때문입니다. 우리 커뮤니티와 어울리는 고객을 더 많이 만나고, 그들에게 필요한 것이 무엇인지 주의 깊게 듣는 일. 그 일을 더 잘하기 위해서입니다.
헤이그라운드는 임팩트 지향 조직이 더 오래, 더 건강하게 일할 수 있도록 돕기위해 존재합니다. 동일한 양식의 계약서 한 장을 만들고, 동일한 템플릿의 안내 메일 한 통을 보내는 일에 담당자의 하루가 소진된다면, 헤이그라운드가 존재하는 이유를 위해 달려가는 속도도 느려지겠죠.
헤이그라운드팀처럼 작은 조직과 팀이 자동화와 효율화로 확보한 시간과 자원이, 각자가 풀고자 하는 사회와 환경 문제에 더 깊이 쓰이길 바랍니다.
AI 자동화로 수백건의 계약을 관리하는 방법
헤이그라운드 팀은 생각보다 작습니다. 하지만 우리 팀이 관리하는 사업 규모는 작지 않습니다. 2개 건물, 1000명이 넘는 멤버, 100개 조직과 함께하고 있죠. 재계약을 포함한 계약 건수만 연간 수백 건에 달하고, 입주 생활에 필요한 서비스를 제공하는 파트너사도 수십 곳입니다. 소통 업무는 연간 수천 건을 넘습니다. 이 정도 규모를 적은 인원으로 감당하려면, 반복되는 업무를 자동화하는 일은 선택이 아니라 필수였습니다.
무대에 서서 발표하고 있는 헤이그라운드 팀의 노유리 매니저
지난 6월 18일, NextRise 2026 파트너 행사인 Notion Startup Showcase에서 헤이그라운드 팀의 이야기를 나눴습니다. Notion을 가장 잘 쓰는 조직 5곳이 함께 연사로 섰어요. AI와 함께 콘텐츠를 만드는 사례, 조직 내부 시스템 전체를 노션으로 구현하고 운영하는 사례를 만날 수 있었습니다. 헤이그라운드는 계약 업무를 Notion과 AI로 관리하는 사례를 공유했습니다.
계약 관리에 왜 자동화가 필요했을까요?
헤이그라운드의 계약 관리 과정은 세 단계로 나뉩니다. 선정 과정, 계약 과정, 입주 과정입니다. 계약 제안 시점과 날인 시점을 기준으로 세가지 업무를 구분하죠.
크고 작은 계약 해지와 등록을 모두 합치면 연간 500건에 이릅니다. 관련 소통은 2000건이 넘습니다. 계약마다 필요한 서류도 많습니다. 계약서, 자동이체 동의서, 부동산 사용 승낙서, 요금 제안서, 공간 배치도까지 매번 새로 편집해야 합니다. 이 서류들을 공식 메일에 첨부해 발송합니다. 계약 관리 메일은 민감한 내용을 담고 있어서, 담당자가 몇 번이나 다시 확인하게 되는 업무입니다.
지금까지는 이 모든 과정을 아래▼ 영상과 같이 수기로 진행했습니다. 몇 가지 종류의 문서와 메일을 반복적으로 제작하는데, 템플릿을 열어 일부 값을 복사하고 붙여넣는 방식이었죠.
이 방식에는 크게 세가지 문제가 있었습니다.
이제 버튼 클릭 한 번으로 끝납니다.
그래서 Notion을 허브로 삼았습니다. 모든 정보를 한 곳에 모으고, 필요할 때 정확한 정보를 오차없이 꺼내 씁니다. 노션을 통해 업무를 적재적소에 위치시키고 연관된 업무를 연결합니다. 관계형 기능 등으로 일관성을 유지합니다. 선정 관리에는 AI의 도움을 받아 평가 속도를 높였고요.
지루한 복사 붙여넣기는 이제 끝, 이제 서류 편집은 버튼 클릭 한 번으로 끝납니다. 메일 발송도 마찬가지입니다. 계약 관리 건당 2~3시간을 절약할 수 있습니다. 연간으로 따지면 엄청 많은 시간을 아낄 수 있게 되죠. 아래 ▼ 는 간단한 시뮬레이션 영상이니 함께 시청해주세요.
이 변화는 AI와 자동화 덕분입니다. AI와 자동화 처음에 저도 멀게만 느껴지는 단어였고, 많이 헷갈렸습니다. 몇 년간의 시행착오 끝에 이제는 수백 건의 태스크가 돌아가는 헤이그라운드의 업무를 자동화했습니다. 이 과정에서 내린 저만의 정의는 이렇습니다.
AI는 사고 과정을 돕습니다. 방대한 자료를 사람보다 빨리 읽고 빨리 결과물을 만들어 주지요. 최적의 답이라는 의미는 결과물이 항상 일관되지는 않을 수 있다는 의미입니다. 하지만 많은 자료를 습득할 수도록 그 정확도는 높아지죠.
자동화는 사고하지 않습니다. 정해진 시간에 같은 일을 처리하거나, 어떤 행동이 발생할 때 정해진 일을 처리합니다. 예외 없이 정확하지만 모든 것을 사전에 세팅해 두어야합니다.
AI와의 대화도 업무를 도와주고, 자동화도 업무 시간을 단축시켜 주지만, 이 두가지를 조합해서 사용할 때 업무 효율을 극대화 됩니다.
AI 자동화보다 중요한 것은 업무 구조와 데이터 정리입니다.
사례에서 보여준 업무 자동화를 노션만으로 구현 할 수 있는 일은 아닙니다. Notion은 허브로서 일종의 '정보 소유자'이자 '업무 명령자' 역할을 합니다. 이후 Zapier를 '업무 분배자'로 활용해 여러 도구를 연동하고 있습니다.
헤이그라운드팀은 해야 할 일이 다방면으로 많고, 하고 싶은 일도 많고, 의지도 높습니다. 효율적으로 일하기 위해서는 시스템이 구축되어야할 것 같은데, IT 영역은 다루기 어렵고 개발비도 늘 걱정이었죠. 개발을 하더라도 기획이며 유지보수며 챙겨야할 건 줄어들지 않더라고요. 그래서 이미 검증된 업무 생산성 도구를 최대한 활용하기로 했습니다.
AI 자동화를 주제로 발표할 때면, 빠르고 편한 것을 강조하게 되지만 사실 더 중요한 건 따로 있습니다. AI 자동화를 시도할 때 가장 시간이 오래 걸리고 막막한 부분은 우리 조직의 업무 구조를 세팅하는 일이거든요. 작은 조직은 빠른 결정과 유연한 소통을 추구하다보니, 구두 소통이나 카카오톡 메신저 같은 데이터화 되지 않는 방식으로 일하는 경우가 많습니다.
데이터화 되지 않는다는 의미는 AI가 읽을 정보가 흩어져있고, 자동화로 꺼내 쓸 정보가 제자리에 있지 않다는 의미입니다. 그래서 데이터화 되지 않은 현재의 업무 정보들을 구조적으로 정리하는 일이 먼저 진행되어야 합니다. 도구 선택은 그 다음 문제입니다. 노션일 수도, 아닐 수도 있습니다. (헤이그라운드도 업무와 데이터에 따라 여러 도구를 섞어 씁니다.)
헤이그라운드 팀이 AI 자동화에 진심인 이유
헤이그라운드가 자동화에 힘쓰는 목적은 운영비나 인건비 절약만이 아닙니다. 복사 붙여넣기처럼 기계가 더 정확하게 처리할 수 있는 일은 기계에게 맡기고, 사람은 고객과의 접점을 늘리는 데 집중해야 한다고 생각하기 때문입니다. 우리 커뮤니티와 어울리는 고객을 더 많이 만나고, 그들에게 필요한 것이 무엇인지 주의 깊게 듣는 일. 그 일을 더 잘하기 위해서입니다.
헤이그라운드는 임팩트 지향 조직이 더 오래, 더 건강하게 일할 수 있도록 돕기위해 존재합니다. 동일한 양식의 계약서 한 장을 만들고, 동일한 템플릿의 안내 메일 한 통을 보내는 일에 담당자의 하루가 소진된다면, 헤이그라운드가 존재하는 이유를 위해 달려가는 속도도 느려지겠죠.
헤이그라운드팀처럼 작은 조직과 팀이 자동화와 효율화로 확보한 시간과 자원이, 각자가 풀고자 하는 사회와 환경 문제에 더 깊이 쓰이길 바랍니다.
워크스페이스 매니저
헤이그라운드 공간을 가꾸며
멤버의 일상과 성장을 살핍니다.