헤이그라운드처럼 줄서서 참여하는 커뮤니티 이벤트 만드는 법
헤이그라운드가 연말마다 진행하는 ‘연말 커뮤니티 이벤트’는 2개 지점 1,000명 이상의 전체 멤버를 대상으로 하는 대규모 이벤트입니다. 이벤트에 직접 참여하기도 하고 참여하지 않더라도 분위기를 함께 즐길 수 있어요.
멤버가 서로 더 쉽게 인사를 나눌 수 있는 분위기가 형성되기도 합니다. 멤버는 이벤트 기간에 여러 프로그램에 참여하면서 크고 작은 선물을 획득할 수 있어요. 헤이그라운드 팀이 매년 이런 대규모 이벤트를 작당모의 하는 이유가 있습니다.
헤이그라운드에서 일하는 체인지메이커들! ‘멤버’는 언제나 이웃 입주사나 다른 멤버와의 크고 작은 연결을 기대합니다. 멤버는 서로 연결을 통해 시너지를 내기도 하고, 일하는 공간에서 소소한 즐거움을 얻기도 하고, 피어 러닝(Peer learning)을 통해 성장하기도 하지요. 헤이그라운드 팀은 체인지메이커인 멤버들이 서로 쉽게 연결되고 헤이그라운드 커뮤니티에 함께해서 얻을 수 있는 것을 최대한 누릴 수 있도록 노력하고 있습니다.
연말 커뮤니티 이벤트도 그 노력의 일환이고요. 헤이그라운드라는 공간으로 이어져있는 멤버, 입주사들이 연말 커뮤니티 이벤트라는 장치를 통해 더 자연스럽게 연결될 수 있는 상호 협조적, 호의적인 환경을 체감할 수 있기를 바랐습니다. 그와 동시에 헤이그라운드 커뮤니티에 소속감을 느낄 수 있기를 바랐어요.
헤이그라운드는 커뮤니티 이벤트를 잘 하기로 유명합니다. 이번 연말 커뮤니티 이벤트는 참여 인원이 목표 인원의 6배에 달하는 프로그램도 있었고, 참여 대기 줄이 생겨 통제가 어려운 광경도 펼쳐졌습니다. 운영팀이 독려하지 않았음에도 자발적인 네트워킹, 티타임, 회식 등 크고 작은 연결이 셀수 없이 일어났습니다.
이렇게 성공적인 커뮤니티 이벤트를 만드는 법, 지금부터 그 과정을 자세하게 공유합니다.
‘TF팀 세팅’이 곧 기획의 시작
먼저, 커뮤니티 이벤트를 총괄할 팀원을 정합니다. 총괄할 팀원은 대체로 자발적으로 등장하는데요. 그 팀원은 예산과 일정을 확인하고 TF팀을 꾸립니다. 헤이그라운드 팀에는 행사나 이벤트를 전담하는 담당자가 따로 없습니다. 행사, 이벤트 성격에 따라 참여하는 팀원과 TF팀 규모가 달라집니다. 전문성을 가진 팀원이 참여할 때도 있고, 관심이 있다면 자발적으로 합류할 수도 있습니다.
이번 연말 커뮤니티 이벤트 TF팀은 입사한 지 3년 이내인 팀원들로 구성되었습니다. 코로나 전후의 커뮤니티 이벤트를 경험하지 않은 팀원들인데요. 기존 방식과 관점에서 조금 멀어져서 멤버들의 ‘소속감’과 ‘연결’을 위한 새로운 아이디어를 자유롭게 펼칠 수 있다고 생각했어요.
모두가 같은 방향을 바라보도록
다음으로 기획 회의를 합니다. 계속합니다. 또 합니다. 아무리 준비 기간이 촉박하고 마음이 초조하더라도 기획 단계에 충분한 시간을 투자하려고 합니다. 기획 단계에서 각 팀원이 기획 의도, 목표, 기대 효과 등에 공감하지 못하거나 다른 이해를 갖게 된다면, 진행 과정에서 각자 다른 방향으로 노를 젓게 되니 결과물을 내는데 너무 많은 시간과 업무 리소스가 들게 되죠. 처음 기획과는 전혀 다른 결과가 나오거나 계획하지 않은 비용이 많이 발생할 수도 있습니다. 헤이그라운드 팀은 그동안의 행사와 이벤트를 진행하며 얻은 이 인사이트를 팀원 모두가 공유하고 공감하고 있습니다.
이번 이벤트 역시 준비 기간의 절반을 공동의 목표를 설정하고 전체 컨셉을 정의하는데 사용했습니다. 이벤트에서 진행된 프로그램은 총 7개였는데요. 프로그램마다 담당자를 정해 세부 목표를 설정한 후 전체 행사에 대한 이해도를 함께 맞춰나갔습니다. TF팀으로 모인 동료들은 각자의 업무로 무척 바쁜 시기였고, 준비 기간이 한 달로 매우 짧았음에도 2주 동안의 기획 회의에서는 모두가 회의의 목표에 집중했습니다.
우리가 재밌어야 참여하는 사람들도 재밌다!
연말 커뮤니티 이벤트 TF팀은 ‘이벤트’의 본질을 명심 또 명심했습니다. ‘이벤트’라는 것의 본질은 참여하는 사람의 재미와 즐거움이라는 것을요. 이벤트의 주인공인 우리의 멤버가 참여하고 싶은 재밌는 이벤트를 만들고자 했습니다. 기획하고 진행하는 헤이그라운드 팀원도 재미와 즐거움을 느낄 수 있어야 합니다. 만드는 사람이 재밌어야 참여하는 사람에게도 그 재미가 전달될 것이라 생각했어요.
TF팀은 “드립이 난무해도 괜찮은 아이디어 발산” 회의를 통해 여러 아이디어를 주고받았는데요. 약속한 기준에 따라 기각된 아이디어는 “저장고”에 넣어두었습니다. 그렇게 눈물을 머금고 저장고에 넣어둔 기똥찬 아이템, 컨셉 관련 아이디어만 30가지가 넘습니다.
그리고 가장 중요한 포인트. 헤이그라운드가 아니어도 할 수 있는 것은 하지 않기로 했습니다. 헤이그라운드는 ‘가치지향 커뮤니티 오피스’ 입니다. 전체 이벤트를 통해 헤이그라운드가 추구하는 가치를 전달할 수 있도록 기획했습니다. 어떤 가치를 어떻게 전달했을까요? 자세한 내용은 2탄에서 더 자세히 소개해 드릴게요.
커뮤니티 이벤트의 나비효과
예상보다 훨씬 반응이 좋았습니다. 프로그램에 참여해 연결된 멤버들이 서로 업무적 도움을 주고받기도 했습니다. 선물로 받은 간식을 다른 입주사와 나눠 먹는 모습도 볼 수 있었고, 그 모습을 본 다른 입주사들이 공용 라운지에 과일 나눔을 하는 풍경도 펼쳐졌습니다. 한 프로그램에 참여했던 멤버가 별도의 이메일을 통해 정성스러운 감사 인사를 보내주시기도 했어요. 입주사에서 프로그램에 도움을 주시기도 했습니다. 에이유디에서는 문자통역을 지원해주셨고, 진저티프로젝트에서는 멤버들에게 도서를 선물해 주셨어요. 입주사와 입주사, 멤버와 멤버, 입주사와 헤이그라운드 등 이벤트 기간 동안 다양한 연결이 끊임없이 일어났습니다.
멤버들의 여러 따뜻한 후기를 보면서 한 달 동안 마음졸이며 고생했던 TF팀은 그제야 안도와 감동의 눈물을 훔쳤습니다. 그렇지만 눈물을 훔치는 것으로 끝낼 수는 없지요. 회고의 고통을 거쳐야만 다음에 더 좋은 도전을 해낼 수 있습니다.
‘회고’ 없이는 진짜 끝이 아니다
TF팀은 회고 회의를 통해 더 의미 있고 재밌는 다음을 기약한 후 해산했습니다. 회고 회의는 기획 의도, 목표를 돌아보고 각 팀원의 역할, 정성/정량적 효과, 결과, KPT(Keep, Problem, Try)를 공유합니다. 이 회고 회의도 2~3시간가량 진행합니다. 그리고 이 회의를 통해 얻은 인사이트를 헤이그라운드 팀원 모두에게 공유하는 것을 마지막으로 팀은 해산되고, 각자의 업무로 다시 돌아갑니다.
각자의 리소스를 회고해 보는 것도 중요합니다. TF팀인 만큼 메인 업무와 이벤트에 사용할 리소스를 예상하고 그에 맞게 사용했는지 돌아봅니다. TF 총괄은 리소스 분배에 대한 시사점을 발견하고 다음 프로젝트에 적용해 볼 수 있고, 참여 멤버들은 본인의 시간과 업무 효율을 돌아보고 역시 다음 프로젝트에 적용해 볼 수 있습니다. 이번 회고에서는 ‘숟가락 10개 중 몇 개?’ 라는 직관적인 비유를 활용하여 사용한 리소스를 돌아봤습니다.
세일즈 매니저 민기 “멤버분들과 접점이 적어서 늘 어떤 분들일까 궁금했는데 이번 이벤트를 통해 인사하게 된 분들도 많아지고 애정도 커졌어요. 준비 과정에서 부족한 점이 많다고 생각했는데 즐겁게 참여하시고 재밌어 하시는 모습을 보니 정말 좋았어요.”
멤버십 매니저 지영 “이벤트를 운영하는 과정에서 갑자기 필요한 디자인이 많았는데 브랜드 디자이너 예님이 바로바로 만들어주셔서 든든하고 감동이었어요. 기획 때 충분히 이야기를 나눈 덕분인 것 같아요.”
브랜드 디자이너 예진 “이번이 제가 기획에 참여한 두 번째 행사인데요. 어떤 목표를 가지고 할 것인지 이해를 맞추고 시작해서 짧은 기간이었지만 좋았어요.”
CX 스태프 연우 “개인적으로 게임은 유치한 것이라고 생각했는데 이번 이벤트를 통해 저도 진심으로 함께 즐기고 멤버분들이 참여하는 모습을 보고 뿌듯했어요. 입주사의 분위기를 처음 알게 되어 좋았습니다. ”
멤버십 스태프 소민 “몇몇 멤버가 호스트처럼 활동했던 이벤트도 있었는데요. 그 멤버가 다른 멤버분들께 소문도 내주시고 참여 중인 커뮤니티 모임에서도 직접 홍보해주시더라고요. 생각보다 훨씬 더 진심으로 재밌게 참여해주시는 것을 보고 좋은 아이디어였다고 생각했어요.”
CX 매니저 다원 “참여 인원이 많지 않을까 걱정했는데 생각보다 훨씬 많은 분들이 참여했어요. 이번에 참여 못한 다른 분들이 다음에는 잘 참여할 수 있는 방법을 고민해봐야겠습니다.”
헤이그라운드 팀은 모드 전환이 참 빠르고 잘 되는 팀입니다. 개인의 역량을 십분 발휘하여 각개전투를 이끌어나가기도 하고, 평소 하던 일이 아니더라도 서로의 역량을 모아 시너지를 냅니다. 저도 이 팀원 중 한 명이지만 어떻게 그것이 가능한지 늘 궁금했습니다.
이번 TF팀에서도 그런 모습을 늘 봐왔는데요. 갑자기 발생한 시설 문제를 해결하다가, 모니터에 빨려들어갈 듯 계약서를 검토하다가, 신규입주를 준비하다가, 복잡한 계산을 하다가도 연말 커뮤니티 이벤트 회의에 참여해서 창의적인 아이디어를 내뿜습니다.
이번 이벤트를 총괄하면서 어떻게 그것이 가능한지 알게 되었습니다. 우리의 멤버, 우리 주인공의 기쁨과 슬픔에 이토록 함께 기뻐하고 슬퍼하는 팀은 없을 것입니다. 체인지메이커인 멤버들이 바라는 모습을 함께 떠올리고, 그들의 환경과 입장에서 치열하게 고민합니다. 이런 팀이라면 못 하는 게 없지 않을까요? 무엇이든 내일 더 나은 결과를 만들어내리라 확신합니다. 이런 헤이그라운드 팀의 커뮤니티를 앞으로도 기대해 주세요.
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헤이그라운드 커뮤니티와 함께 해보고 싶은 일이 있다면? 제휴/협업 문의하기 hey@heyground.com
글 | CX 매니저 조선희
편집 | 브랜드 파트장 조현인
사진 | 김원만
헤이그라운드처럼 줄서서 참여하는 커뮤니티 이벤트 만드는 법
헤이그라운드가 연말마다 진행하는 ‘연말 커뮤니티 이벤트’는 2개 지점 1,000명 이상의 전체 멤버를 대상으로 하는 대규모 이벤트입니다. 이벤트에 직접 참여하기도 하고 참여하지 않더라도 분위기를 함께 즐길 수 있어요.
멤버가 서로 더 쉽게 인사를 나눌 수 있는 분위기가 형성되기도 합니다. 멤버는 이벤트 기간에 여러 프로그램에 참여하면서 크고 작은 선물을 획득할 수 있어요. 헤이그라운드 팀이 매년 이런 대규모 이벤트를 작당모의 하는 이유가 있습니다.
헤이그라운드에서 일하는 체인지메이커들! ‘멤버’는 언제나 이웃 입주사나 다른 멤버와의 크고 작은 연결을 기대합니다. 멤버는 서로 연결을 통해 시너지를 내기도 하고, 일하는 공간에서 소소한 즐거움을 얻기도 하고, 피어 러닝(Peer learning)을 통해 성장하기도 하지요. 헤이그라운드 팀은 체인지메이커인 멤버들이 서로 쉽게 연결되고 헤이그라운드 커뮤니티에 함께해서 얻을 수 있는 것을 최대한 누릴 수 있도록 노력하고 있습니다.
연말 커뮤니티 이벤트도 그 노력의 일환이고요. 헤이그라운드라는 공간으로 이어져있는 멤버, 입주사들이 연말 커뮤니티 이벤트라는 장치를 통해 더 자연스럽게 연결될 수 있는 상호 협조적, 호의적인 환경을 체감할 수 있기를 바랐습니다. 그와 동시에 헤이그라운드 커뮤니티에 소속감을 느낄 수 있기를 바랐어요.
헤이그라운드는 커뮤니티 이벤트를 잘 하기로 유명합니다. 이번 연말 커뮤니티 이벤트는 참여 인원이 목표 인원의 6배에 달하는 프로그램도 있었고, 참여 대기 줄이 생겨 통제가 어려운 광경도 펼쳐졌습니다. 운영팀이 독려하지 않았음에도 자발적인 네트워킹, 티타임, 회식 등 크고 작은 연결이 셀수 없이 일어났습니다.
이렇게 성공적인 커뮤니티 이벤트를 만드는 법, 지금부터 그 과정을 자세하게 공유합니다.
‘TF팀 세팅’이 곧 기획의 시작
먼저, 커뮤니티 이벤트를 총괄할 팀원을 정합니다. 총괄할 팀원은 대체로 자발적으로 등장하는데요. 그 팀원은 예산과 일정을 확인하고 TF팀을 꾸립니다. 헤이그라운드 팀에는 행사나 이벤트를 전담하는 담당자가 따로 없습니다. 행사, 이벤트 성격에 따라 참여하는 팀원과 TF팀 규모가 달라집니다. 전문성을 가진 팀원이 참여할 때도 있고, 관심이 있다면 자발적으로 합류할 수도 있습니다.
이번 연말 커뮤니티 이벤트 TF팀은 입사한 지 3년 이내인 팀원들로 구성되었습니다. 코로나 전후의 커뮤니티 이벤트를 경험하지 않은 팀원들인데요. 기존 방식과 관점에서 조금 멀어져서 멤버들의 ‘소속감’과 ‘연결’을 위한 새로운 아이디어를 자유롭게 펼칠 수 있다고 생각했어요.
모두가 같은 방향을 바라보도록
다음으로 기획 회의를 합니다. 계속합니다. 또 합니다. 아무리 준비 기간이 촉박하고 마음이 초조하더라도 기획 단계에 충분한 시간을 투자하려고 합니다. 기획 단계에서 각 팀원이 기획 의도, 목표, 기대 효과 등에 공감하지 못하거나 다른 이해를 갖게 된다면, 진행 과정에서 각자 다른 방향으로 노를 젓게 되니 결과물을 내는데 너무 많은 시간과 업무 리소스가 들게 되죠. 처음 기획과는 전혀 다른 결과가 나오거나 계획하지 않은 비용이 많이 발생할 수도 있습니다. 헤이그라운드 팀은 그동안의 행사와 이벤트를 진행하며 얻은 이 인사이트를 팀원 모두가 공유하고 공감하고 있습니다.
이번 이벤트 역시 준비 기간의 절반을 공동의 목표를 설정하고 전체 컨셉을 정의하는데 사용했습니다. 이벤트에서 진행된 프로그램은 총 7개였는데요. 프로그램마다 담당자를 정해 세부 목표를 설정한 후 전체 행사에 대한 이해도를 함께 맞춰나갔습니다. TF팀으로 모인 동료들은 각자의 업무로 무척 바쁜 시기였고, 준비 기간이 한 달로 매우 짧았음에도 2주 동안의 기획 회의에서는 모두가 회의의 목표에 집중했습니다.
우리가 재밌어야 참여하는 사람들도 재밌다!
연말 커뮤니티 이벤트 TF팀은 ‘이벤트’의 본질을 명심 또 명심했습니다. ‘이벤트’라는 것의 본질은 참여하는 사람의 재미와 즐거움이라는 것을요. 이벤트의 주인공인 우리의 멤버가 참여하고 싶은 재밌는 이벤트를 만들고자 했습니다. 기획하고 진행하는 헤이그라운드 팀원도 재미와 즐거움을 느낄 수 있어야 합니다. 만드는 사람이 재밌어야 참여하는 사람에게도 그 재미가 전달될 것이라 생각했어요.
TF팀은 “드립이 난무해도 괜찮은 아이디어 발산” 회의를 통해 여러 아이디어를 주고받았는데요. 약속한 기준에 따라 기각된 아이디어는 “저장고”에 넣어두었습니다. 그렇게 눈물을 머금고 저장고에 넣어둔 기똥찬 아이템, 컨셉 관련 아이디어만 30가지가 넘습니다.
그리고 가장 중요한 포인트. 헤이그라운드가 아니어도 할 수 있는 것은 하지 않기로 했습니다. 헤이그라운드는 ‘가치지향 커뮤니티 오피스’ 입니다. 전체 이벤트를 통해 헤이그라운드가 추구하는 가치를 전달할 수 있도록 기획했습니다. 어떤 가치를 어떻게 전달했을까요? 자세한 내용은 2탄에서 더 자세히 소개해 드릴게요.
커뮤니티 이벤트의 나비효과
예상보다 훨씬 반응이 좋았습니다. 프로그램에 참여해 연결된 멤버들이 서로 업무적 도움을 주고받기도 했습니다. 선물로 받은 간식을 다른 입주사와 나눠 먹는 모습도 볼 수 있었고, 그 모습을 본 다른 입주사들이 공용 라운지에 과일 나눔을 하는 풍경도 펼쳐졌습니다. 한 프로그램에 참여했던 멤버가 별도의 이메일을 통해 정성스러운 감사 인사를 보내주시기도 했어요. 입주사에서 프로그램에 도움을 주시기도 했습니다. 에이유디에서는 문자통역을 지원해주셨고, 진저티프로젝트에서는 멤버들에게 도서를 선물해 주셨어요. 입주사와 입주사, 멤버와 멤버, 입주사와 헤이그라운드 등 이벤트 기간 동안 다양한 연결이 끊임없이 일어났습니다.
멤버들의 여러 따뜻한 후기를 보면서 한 달 동안 마음졸이며 고생했던 TF팀은 그제야 안도와 감동의 눈물을 훔쳤습니다. 그렇지만 눈물을 훔치는 것으로 끝낼 수는 없지요. 회고의 고통을 거쳐야만 다음에 더 좋은 도전을 해낼 수 있습니다.
‘회고’ 없이는 진짜 끝이 아니다
TF팀은 회고 회의를 통해 더 의미 있고 재밌는 다음을 기약한 후 해산했습니다. 회고 회의는 기획 의도, 목표를 돌아보고 각 팀원의 역할, 정성/정량적 효과, 결과, KPT(Keep, Problem, Try)를 공유합니다. 이 회고 회의도 2~3시간가량 진행합니다. 그리고 이 회의를 통해 얻은 인사이트를 헤이그라운드 팀원 모두에게 공유하는 것을 마지막으로 팀은 해산되고, 각자의 업무로 다시 돌아갑니다.
각자의 리소스를 회고해 보는 것도 중요합니다. TF팀인 만큼 메인 업무와 이벤트에 사용할 리소스를 예상하고 그에 맞게 사용했는지 돌아봅니다. TF 총괄은 리소스 분배에 대한 시사점을 발견하고 다음 프로젝트에 적용해 볼 수 있고, 참여 멤버들은 본인의 시간과 업무 효율을 돌아보고 역시 다음 프로젝트에 적용해 볼 수 있습니다. 이번 회고에서는 ‘숟가락 10개 중 몇 개?’ 라는 직관적인 비유를 활용하여 사용한 리소스를 돌아봤습니다.
세일즈 매니저 민기 “멤버분들과 접점이 적어서 늘 어떤 분들일까 궁금했는데 이번 이벤트를 통해 인사하게 된 분들도 많아지고 애정도 커졌어요. 준비 과정에서 부족한 점이 많다고 생각했는데 즐겁게 참여하시고 재밌어 하시는 모습을 보니 정말 좋았어요.”
멤버십 매니저 지영 “이벤트를 운영하는 과정에서 갑자기 필요한 디자인이 많았는데 브랜드 디자이너 예님이 바로바로 만들어주셔서 든든하고 감동이었어요. 기획 때 충분히 이야기를 나눈 덕분인 것 같아요.”
브랜드 디자이너 예진 “이번이 제가 기획에 참여한 두 번째 행사인데요. 어떤 목표를 가지고 할 것인지 이해를 맞추고 시작해서 짧은 기간이었지만 좋았어요.”
CX 스태프 연우 “개인적으로 게임은 유치한 것이라고 생각했는데 이번 이벤트를 통해 저도 진심으로 함께 즐기고 멤버분들이 참여하는 모습을 보고 뿌듯했어요. 입주사의 분위기를 처음 알게 되어 좋았습니다. ”
멤버십 스태프 소민 “몇몇 멤버가 호스트처럼 활동했던 이벤트도 있었는데요. 그 멤버가 다른 멤버분들께 소문도 내주시고 참여 중인 커뮤니티 모임에서도 직접 홍보해주시더라고요. 생각보다 훨씬 더 진심으로 재밌게 참여해주시는 것을 보고 좋은 아이디어였다고 생각했어요.”
CX 매니저 다원 “참여 인원이 많지 않을까 걱정했는데 생각보다 훨씬 많은 분들이 참여했어요. 이번에 참여 못한 다른 분들이 다음에는 잘 참여할 수 있는 방법을 고민해봐야겠습니다.”
헤이그라운드 팀은 모드 전환이 참 빠르고 잘 되는 팀입니다. 개인의 역량을 십분 발휘하여 각개전투를 이끌어나가기도 하고, 평소 하던 일이 아니더라도 서로의 역량을 모아 시너지를 냅니다. 저도 이 팀원 중 한 명이지만 어떻게 그것이 가능한지 늘 궁금했습니다.
이번 TF팀에서도 그런 모습을 늘 봐왔는데요. 갑자기 발생한 시설 문제를 해결하다가, 모니터에 빨려들어갈 듯 계약서를 검토하다가, 신규입주를 준비하다가, 복잡한 계산을 하다가도 연말 커뮤니티 이벤트 회의에 참여해서 창의적인 아이디어를 내뿜습니다.
이번 이벤트를 총괄하면서 어떻게 그것이 가능한지 알게 되었습니다. 우리의 멤버, 우리 주인공의 기쁨과 슬픔에 이토록 함께 기뻐하고 슬퍼하는 팀은 없을 것입니다. 체인지메이커인 멤버들이 바라는 모습을 함께 떠올리고, 그들의 환경과 입장에서 치열하게 고민합니다. 이런 팀이라면 못 하는 게 없지 않을까요? 무엇이든 내일 더 나은 결과를 만들어내리라 확신합니다. 이런 헤이그라운드 팀의 커뮤니티를 앞으로도 기대해 주세요.
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헤이그라운드 커뮤니티와 함께 해보고 싶은 일이 있다면? 제휴/협업 문의하기 hey@heyground.com
글 | CX 매니저 조선희
편집 | 브랜드 파트장 조현인
사진 | 김원만